Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
+7 (499) 110-86-37Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 366Санкт-Петербург и область

Как оформить авансовый отчет если сотрудник потратил свои деньги

Подотчетными лицами могут быть работники предприятия, которым разрешено получать наличные денежные средства через кассу предприятия или поступления безналичным путем на расчетный счет. Денежные средства необходимы для оплаты каких либо расходов, которые связаны с деятельностью работодателя. Подотчетное лицо получает денежные средства по расходному кассовому ордеру. За использование полученных денежных средств подотчетное лицо должно отчитаться с помощью оформления соответствующего авансового отчета и в обязательном порядке должен приложить к отчету расходные документы, которые подтверждают их расходование.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Что делать, если подотчетное лицо потратило свои деньги?

Более того, мы бы рекомендовали вообще избегать подобных ситуаций, так как даже при грамотном оформлении о котором мы расскажем ниже они либо все равно остаются в зоне риска, либо влекут дополнительную налоговую нагрузку на организацию о чем мы тоже скажем ниже.

Поэтому мы рекомендуем бухгалтеру проявить инициативу и выйти на руководителя организации с предложением создать регламент покупки работниками товаров в интересах компании. В этом регламенте надо четко указать, что товары в интересах организации могут приобретаться двумя способами. Первый: деньги на необходимые для организации товары выдаются уполномоченному сотруднику заранее, под отчет с указанием целей, на которые эти деньги должны быть израсходованы.

Второй: сотрудникам выдается доверенность на совершение покупок от имени организации и за счет организации. Во всех иных случаях средства, потраченные сотрудниками на благо организации, не возмещаются. Дело в том, что по этому договору организация не сможет принять к вычету НДС, так как продавцом выступает обычное физическое лицо, а оно плательщиком НДС не является.

Сами понимаете, что счет-фактура, даже если таковой был выдан в магазине, тут никак не поможет. При этом в адрес работника нужно будет выплатить сумму, включающую в себя НДС, — ведь именно такую сумму сотрудник заплатил в магазине. Кроме того, нельзя забывать, что выплата по договору купли-продажи образует доход работника.

А значит, возникают вопросы, связанные с НДФЛ — сотрудникам придется самостоятельно отчитываться по этой операции в инспекции пп. Избежать проблем с налогами позволяет второй способ оформления таких взаимоотношений. А именно — признание их договором поручения. Если мы внимательно присмотримся к сути отношений, возникающих между работником и организацией а именно на суть отношений требует смотреть Гражданский кодекс — п.

Ведь в подобных ситуациях работник приобретает товары, изначально рассчитывая, что сам ими пользоваться не будет, а передаст организации. Более того, работник предполагает в силу своего должностного положения или по устному согласованию , что средства на покупку организация ему возместит.

Да и организация, возмещая работнику истраченные им деньги, подразумевает вовсе не покупку товара, а компенсацию расходов. Из этого следует, что в рассматриваемой ситуации юридически не совсем корректно будет говорить о том, что работник покупает вещь для дальнейшей перепродажи организации, и некорректно в дальнейшем заключать договор купли-продажи между сотрудником и организацией. Волеизъявление обеих сторон не направлено на куплю-продажу. А значит, такого договора просто не может быть в силу прямого указания на это в пункте 3 статьи Гражданского кодекса.

Тем не менее, отрицать, что между работником и организацией в данном случае сложились какие-то отношения, не охватываемые Трудовым кодексом, тоже нельзя. Возникает логичный вопрос: если не купля-продажа, то что? И ответ на этот вопрос достаточно простой — действия сотрудника, который уже в момент покупки знает, что имущество предназначается не ему, а организации, и расходы на покупку в конечном итоге тоже несет не он, а организация, в точности соответствуют действиям поверенного по договору поручения.

Напомним, что по договору поручения ст. Права и обязанности по сделке, совершенной поверенным, возникают непосредственно у доверителя. Что же конкретно дает организации признание рассматриваемой операции поручением?

Во-первых, частично снимается вопрос с увеличением налогового бремени. Это значит, что продавцом выступает уже не работник, как в предыдущем варианте, а другая организация или ИП.

Но, как и у любой медали, есть здесь и обратная сторона. Речь идет о рисках. И главный риск здесь — отсутствие письменного договора.

Да, Гражданский кодекс допускает заключение договоров в устной форме ст. И хотя нарушение этого правила не делает договор недействительным а лишь лишает стороны права при возникновении судебного спора ссылаться на свидетельские показания — ст.

Снизить этот риск можно путем оформления различных письменных документов, сопровождающих сделку и подтверждающих, что работник действовал в интересах организации.

Такими документами могут быть служебные или объяснительные записки, отчеты работников о произведенных покупках, и т. При этом в таких приказах лучше прямо указывать, что отношения с работниками являются поручением, и, указывая бухгалтерии на необходимость произвести выплату, делать ссылки на соответствующие статьи ГК РФ и четко называть эту выплату компенсацией расходов поверенного.

Но все же еще раз оговоримся: лучше таких ситуаций избегать и заранее выдать сотрудникам соответствующие доверенности образец доверенности можно посмотреть здесь.

Что предпринять, если работник купил материалы за свой счет? Выбрать один из вариантов оформления данной операции. Сотрудник для нужд фирмы купил товарно-материальные ценности, в то время как подотчетных средств ему на эти цели не выдавали.

Однако ценности нужные, и он уверен, что фирма данные траты ему возместит. Как бухгалтеру оформить такую операцию? Первое что приходит в голову, — это принять от сотрудника авансовый отчет с нулевым авансом, где расходы на покупку отражены как перерасход по подотчету.

Но такая операция ничего общего с подотчетом не имеет. И перерасхода тут нет. Соответственно об обычном подотчете здесь речи не идет, а деньги нужно выплачивать по другим основаниям.

Возможные способы оформления мы представили в таблице ниже. Обратите внимание, что материалы отличаются от товаров. Их учет при УСН разные. Никто не запрещает фирме возмещать работнику его расходы. Однако нужно понимать, что, расплачиваясь за покупку личными средствами, работник действует от своего имени, а не от лица фирмы п. И вы можете возместить расходы сотруднику только в том случае, если их одобрит руководитель п.

Если же директор посчитает нецелесообразным компенсировать траты работника, то выплачивать деньги нет оснований. Соответственно сначала сотруднику нужно написать заявление на возмещение затрат и приложить к нему все документы, подтверждающие оплату: кассовые и товарные чеки, платежки. В документах должны быть указаны наименование и стоимость приобретенных ценностей. А у вас не будет проблем со списанием затрат. Ведь в этом случае говорить о компенсации нельзя. Причем, по их мнению, доход возникает даже в том случае, когда документы на приобретенные ценности оформлены на компанию.

С таким подходом проверяющих трудно согласиться. Тот факт, что сотрудник действует по распоряжению компании, подтверждают первичные документы, из которых видно, что сторонами сделки являются юридические лица. Сотрудник же выступает только посредником в расчетах. Аналогичной позиции придерживается и Минфин России. Подотчетное лицо — это физическое лицо, которому выдаются наличные денежные средства или иных ценностей, с обязательным предоставлением отчета об их использовании.

Подотчетными лицами могут быть работники предприятия, которым разрешено получать наличные денежные средства через кассу предприятия или поступления безналичным путем на расчетный счет. Денежные средства необходимы для оплаты каких либо расходов, которые связаны с деятельностью работодателя. Подотчетным лицом должен быть штатный сотрудник или работник, который работает на предприятии по гражданско-правовому договору.

Ситуацию, когда директор тратит деньги направо и налево для своих целей за счет средств компании, мы рассматривать здесь не будем, это тема для отдельного, не менее интересного договора. Один из дискуссионных вопросов, который возникает, когда работник, в том числе директор, тратит свои деньги для покупки чего-то для компании, — является ли он в такой ситуации подотчетным лицом или нет?

От этого зависит использование одного из счетов бухгалтерского учета для отражения расчетов с работником, составление авансового отчета, а также оформление других документов и расчет налогов. Однако на практике некоторые бухгалтеры все же требуют составления авансового отчета, поскольку он является дополнительным документом, который подтверждает, что сотрудник, потративший собственные средства, совершил покупки на цели предприятия, а не на свои личные.

Действующее законодательство не содержит информации, прямо разрешающей или запрещающей составлять авансовые отчеты при расходовании работником собственных средств. Таким образом, и оформление, и отсутствие авансового отчета в данном случае допустимы и не будут считаться ошибкой.

Если же в процессе проверки первички выяснится, что документы оформлены на работника, то безопаснее оформить возмещаемую выплату договором купли-продажи или закупочным актом. Выдача подотчетных денежных средств производится обязательно в той последовательности, которая указана в п. Внимание Также приводится список разрешенных расходов например, канцелярские товары, средства бытовой химии и др.

В этом приказе уместно утвердить и список работников, имеющих право на получение денежных средств под отчет. Во исполнение приказа работникам кроме директора могут выдаваться доверенности, которыми они будут пользоваться при оформлении первичных документов в процессе покупок.

Если расходы произвел не директор, то на данных документах ставится его виза с решением компенсировать расходы. Авансовый отчет если вы решите его составлять и или приказ распоряжение о выплате компенсации.

Однако иногда проверяющие требуют еще и общий приказ по компании о порядке компенсации таких затрат. Например, внутрифирменным приказом можно закрепить возможность приобретать сотрудниками материалы для фирмы за счет своих средств.

А также оговорить максимальную сумму покупки, срок возврата денег и т. Ознакомить с этим приказом следует всех работников под роспись. Сразу после того, как все документы составленв, а компенсация выплачена, ее можно включить в состав материальных расходов при УСН подп. В документе указываются возможные цели расходования средств, максимальная сумма, которую работник может потратить, сроки выплаты возмещения; он заверяется подписью директора и под роспись подается для ознакомления всем заинтересованным сотрудникам.

После поступления первичных документов в бухгалтерию их необходимо проверить. Если они оформлены в соответствии с требованиями ст. Поскольку работник не получает экономических выгод, то и доходом данные суммы не признаются, следовательно, и удерживать НДФЛ нет необходимости. На сумму невозвращенного подотчета инспекции также необоснованно требуют начислить ЕСН и взносы на обязательное пенсионное страхование. Такой подход чиновников подтверждала арбитражная практика.

А недавно точка зрения налоговиков была оформлена и их собственным документом: Управление ФНС России по г. Важно Во исполнение приказа работникам кроме директора могут выдаваться доверенности, которыми они будут пользоваться при оформлении первичных документов в процессе покупок.

Оптимально, если они будут составлены не на работника, а на предприятие. Картридж предназначен для принтера в отделе сбыта.

Приложение: товарный и кассовый чеки от 3 марта г. Многие компании грешат бесконечной выдачей под отчет денег своему директору или иному сотруднику высокой должности.

Делается это, как правило, для того, чтобы не сдавать сверхлимитные средства в банк, или для того, чтобы скрыть выдачу средств на собственные нужды собственнику фирмы, который обычно является и ее руководителем. Однако такой бесконечный подотчет чреват неприятностями! Что такое бесконечный подотчет Эту операцию проводят многие бухгалтеры.

Подотчетник потратил свои деньги: когда признавать расходы на УСНО

Деньги под отчет можно выдать не только тому, с кем учреждение оформило трудовой договор. По общему правилу наличные деньги под отчет выдают работникам. Таковыми признают лиц, с которыми заключены трудовые договоры или договоры гражданско-правового характера.

Согласно п. Выдача денег должна происходить на основании расходного кассового ордера , который составляется при наличии заявления от подотчетника , одобренного руководителем или на основании распорядительного документа приказа, распоряжения руководителя компании или ИП.

Выдача денежных средств ДС под авансовый отчет выполняется в строгой последовательности в соответствии с п. Сотрудник должен:. Заявление обязательно должно содержать визу руководителя, подтверждающую правомерность выдачи денег под отчет. Оформить его вам помогут рекомендации от экспертов КонсультантПлюс.

Семь вопросов о расчетах с подотчетными лицами

Новости Инструменты Обучение Форум. Войти Зарегистрироваться. Вход для зарегистрированных:. Забыли пароль? Войти через:. Раньше вы входили через. Восстановление пароля. Укажите адрес электронный почты, который вы использовали для регистрации.

Работник потратил денежные средства на нужды организации

На УСНО, как известно, расходы можно включать в расчет налоговой базы только после их оплат ы п. Бывает, что директор, приобретая для организации какие-то товары работы, услуги , частично или полностью оплачивает их из своего кармана. Иногда свои деньги на покупки для организации тратит не директор, а другие работники. Рассматриваемый нами вопрос встает и в этом случае. Например, организация с согласия работников возмещает им потраченные за месяц суммы одновременно с выплатой зарплаты в первых числах следующего месяца, а он приходится уже на другой квартал или даже на другой год.

Более того, мы бы рекомендовали вообще избегать подобных ситуаций, так как даже при грамотном оформлении о котором мы расскажем ниже они либо все равно остаются в зоне риска, либо влекут дополнительную налоговую нагрузку на организацию о чем мы тоже скажем ниже. Поэтому мы рекомендуем бухгалтеру проявить инициативу и выйти на руководителя организации с предложением создать регламент покупки работниками товаров в интересах компании.

Кофемашина в подарок при подписке на "Упрощенку". Звоните: 8 69 Этот документ спасет от обидных штрафов и защитит от ошибок.

Как вернуть работнику деньги, которые он потратил из личных средств в командировке?

Мартынюк, эксперт по налогообложению На УСНО, как известно, расходы можно включать в расчет налоговой базы только после их оплатып. Бывает, что директор, приобретая для организации какие-то товары работы, услуги , частично или полностью оплачивает их из своего кармана. А потраченную сумму организация возмещает ему позже.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Учет расчетов с подотчетными лицами в 1С

.

Если подотчетное лицо потратило свои деньги

.

Как бухгалтеру оформить такую операцию? Первое.

.

.

.

.

.

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Если учредитель или сотрудник что-то купил на свои деньги
Комментариев: 3
  1. socali

    А все довольно просто. Каждый человек имеет номер ИНН который отслеживается налоговой.

  2. Порфирий

    Все банки связаны платежными система Visa, MasterCard. Все транзакции идут через глобальный платёжный шлюз Visa или Mastercard. Не так давно они влили очень много денег в развитие своей инфраструктуры по отслеживанию транзакцию и хранению своих баз данных в Украине (по сути построили целый дата-центр по свои нужны).

  3. Мелитриса

    Либо делитант. Или сказочник великий)))

Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

© 2018-2021 Юридическая консультация.